彈性工作指南
臺灣最近面臨全球新冠肺炎（COVID-19）爆發以來最嚴重的疫情。政府實施軟性封城的同時，網路上有許多關於在家工作的討論，其中可以看到不少臺灣公司和主管對於實施在家工作，意願低落。
過去18個月期間，眼看疫情全球肆虐，臺灣大部分的公司卻沒有積極擬定遠端工作的轉型策略與應變措施，實在很可惜。最近變嚴重的疫情使得許多公司措手不及，只能手忙腳亂地拼湊出一套計畫，甚至有些公司直接表示工作還是需要在辦公室進行。
我們並不反對實體辦公室，也同意公司的常駐基地有其價值，實體辦公室可以促進人員之間，老掉牙定義的「合作」，也對社交有些助益。然而，我們也明確地看到，我們的社會有必要轉型成彈性工作模式，不只是因為新冠肺炎疫情，還有許多其他原因。本文會解釋彈性工作的定義以及其優點，也會談談公司與個人可以利用哪些策略來確保彈性工作順利進行。
什麼是彈性工作？為什麼要彈性工作？以疫情的脈絡來看，彈性工作對大多數人而言，代表的是在家工作。但以更宏觀的角度來看，彈性工作更大的意義，是一種打破週一到週五、朝九晚五框架（在臺灣可能是朝九晚九）的新興工作型態，以對員工的信任取代這套舊有模式，讓他們自己設定工時與地點。可能有幾天會進辦公室，其他幾天在家裡、咖啡廳、或圖書館工作；也許員工會選擇每天只進辦公室4到6個小時，視工作需求而定。
有些主管讀到這邊可能已經開始質疑「可是我付給他們每天8小時的薪水！」– 對此，我會說，要改變心態。我們不應該再拘泥於工時，應該要重視的是生產力，也就是實際上做了多少事。
想想你的一般上班日。你可能待在辦公室8小時，甚至更多，但你真的工作了8個小時嗎？對於大部分的上班族工作，答案是否定的。平均而言，員工在上班期間只會有2到4個小時是真正有生產力的，其餘時間都用在開會、社交、午睡、上網瀏覽。生產力高峰期過後，工作速度與品質大幅下降，人們往往只是在把椅子坐熱。
除此之外，隨著工作的數位化，還有現代社會極高的聯繫便利性，許多人下班之後還要「on-call」待命。考量到這些因素，就更能看出傳統的打卡上下班制度，在日新月異的現代社會早已不適用。
與其用上班時數作為生產力的衡量標準，不如看看其他指標，例如任務達成數量或整體成效。對於很多企業而言，檢視這些指標的週期不必是每天，可以看公司設定的目標是要一週，一個月，還是一年達成？如果工作有明確的目標，訂定這些標準應該不難。
事實上，很多實施彈性工作的公司都發現生產力提升。這些成效其來有自，因為員工可以選擇有助於生產力的工作地點與時間，把專注力提到最高，也比較容易進入狀況。實施彈性工作的公司可能也會發現員工的生理、心理健康都有所提升，這是因為他們可以比較有彈性地把時間分配給運動健身、培養興趣，或多與家人相處。這些因素都有助於增進生產力與工作執行力。
那要怎麼有效實施彈性工作？怎麼跨出彈性工作的第一步？這題有點難，尤其在臺灣，很多公司的營運模式都較為傳統。但我相信任何辦公室型態的公司都可以實施彈性工作政策。我會先概述公司文化需要轉變的部分，再來會介紹可以幫助轉型彈性工作的實用工具。
首先，為提高生產力而設計的彈性工作策略中，一定要給人員高度自主權。讓人員自主管理，有助於提升互信。任何追蹤員工上線時間、使用鍵盤的機制，或是網路攝影機之類的工作「監控」系統，都是違背互信的行為，有損雙方建立的誠信。
同樣重要的第二件事，是清楚明確的雙向溝通以及共同目標。「我們這一週，這個月，或今年，要達成哪些事？」切記，結果常常比過程重要（雖然這在科技和開發領域有些例外）。一開始就提出對團隊成員的期望，確認大家都清楚了解你要在期限內看到哪些成果。當團隊成員提出調換優先順序、調整交期、或不同的做事方法，請敞開心胸接納這些意見，這會增進信任感的建立，也會讓人感到在組織中有影響力而提升責任感。如果你是一個非常堅持下屬要定期交出進度報告的主管，不想只看不言自喻的成果，那至少別要求每天進度報告，採用每週或雙週email報告，才不會浪費太多寶貴時間。
開會是我心中臺灣公司耗時事務的第一名。有些會議確實可以幫助推動計畫進行，或促進合作，其他則是完全在浪費時間。每次要開一場面對面會議時，先問自己：「這真的需要見面討論嗎？」– 十次裡面大概會有九次答案會是否定的；當有成員需要在封城期間通勤去開這個會，尤其如此。
如果還是得開會，而有些成員在辦公室，有些不在，請確認你有一套像樣、可靠的視訊會議系統，讓每個與會者的參與程度平等。
考慮會議是否能完全線上進行，不論是用視訊會議、即時文字訊息，或只用email；妥善做好主持會議的準備，設定明確的議程與時間表。回到前面所說的，溝通明確在這裡也很關鍵。彈性工作的人，通常會需要提前安排，或需要騰出時間，避免跟其它會議衝突，或特定時間不在崗位上等問題。
「我的公司要處理很多文書工作」也是常見的不實行彈性工作的藉口，而這個藉口在我們的數位時代是最沒道理的。如果公司的SOP還涉及裝訂、蓋章、整理文件、歸檔進文件櫃等，該研究如何把這些流程數位化了。真的必須使用紙本文件的公司，還是可以盡量數位化，善用列印和掃描，跟文件快遞廠商簽約。要記得，疫情過後，辦公室的存在還是可以用來進行實體互動，但不需要用到每天八個小時。
提醒團隊成員、公司員工、自由工作者們 – 採用彈性工作模式時，自動自發很重要，因為沒有人會手把手帶你或鞭策你。如果你自認是在辦公室以外的環境很容易分心的人（不過說真的，辦公室裡讓人分心的因素也很多），可以利用一些時間管理、專案管理工具，讓自己專注執行任務，還有，當然咖啡要喝夠。找到自己的節奏、發展出自己的模式之後，就會開始看到成效。
給在家工作的你的額外秘訣：工作時間不要看電視，一定要留點時間運動，維持健康飲食。你的身體和心靈會感謝你！
有什麼工具可以讓彈性工作策略更成功？來談談工具吧！以下介紹幾個實用工具，推薦給轉型彈性工作模式的個人與團隊。
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3 years 以前
by
James Bell
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