臺灣最近面臨全球新冠肺炎（COVID-19）爆發以來最嚴重的疫情。政府實施軟性封城的同時，網路上有許多關於在家工作的討論，其中可以看到不少臺灣公司和主管對於實施在家工作，意願低落。
過去18個月期間，眼看疫情全球肆虐，臺灣大部分的公司卻沒有積極擬定遠端工作的轉型策略與應變措施，實在很可惜。最近變嚴重的疫情使得許多公司措手不及，只能手忙腳亂地拼湊出一套計畫，甚至有些公司直接表示工作還是需要在辦公室進行。
我們並不反對實體辦公室，也同意公司的常駐基地有其價值，實體辦公室可以促進人員之間，老掉牙定義的「合作」，也對社交有些助益。然而，我們也明確地看到，我們的社會有必要轉型成彈性工作模式，不只是因為新冠肺炎疫情，還有許多其他原因。本文會解釋彈性工作的定義以及其優點，也會談談公司與個人可以利用哪些策略來確保彈性工作順利進行。
什麼是彈性工作？為什麼要彈性工作？
以疫情的脈絡來看，彈性工作對大多數人而言，代表的是在家工作。但以更宏觀的角度來看，彈性工作更大的意義，是一種打破週一到週五、朝九晚五框架（在臺灣可能是朝九晚九）的新興工作型態，以對員工的信任取代這套舊有模式，讓他們自己設定工時與地點。可能有幾天會進辦公室，其他幾天在家裡、咖啡廳、或圖書館工作；也許員工會選擇每天只進辦公室4到6個小時，視工作需求而定。
有些主管讀到這邊可能已經開始質疑「可是我付給他們每天8小時的薪水！」– 對此，我會說，要改變心態。我們不應該再拘泥於工時，應該要重視的是生產力，也就是實際上做了多少事。
想想你的一般上班日。你可能待在辦公室8小時，甚至更多，但你真的工作了8個小時嗎？對於大部分的上班族工作，答案是否定的。平均而言，員工在上班期間只會有2到4個小時是真正有生產力的，其餘時間都用在開會、社交、午睡、上網瀏覽。生產力高峰期過後，工作速度與品質大幅下降，人們往往只是在把椅子坐熱。
除此之外，隨著工作的數位化，還有現代社會極高的聯繫便利性，許多人下班之後還要「on-call」待命。考量到這些因素，就更能看出傳統的打卡上下班制度，在日新月異的現代社會早已不適用。
與其用上班時數作為生產力的衡量標準，不如看看其他指標，例如任務達成數量或整體成效。對於很多企業而言，檢視這些指標的週期不必是每天，可以看公司設定的目標是要一週，一個月，還是一年達成？如果工作有明確的目標，訂定這些標準應該不難。
事實上，很多實施彈性工作的公司都發現生產力提升。這些成效其來有自，因為員工可以選擇有助於生產力的工作地點與時間，把專注力提到最高，也比較容易進入狀況。實施彈性工作的公司可能也會發現員工的生理、心理健康都有所提升，這是因為他們可以比較有彈性地把時間分配給運動健身、培養興趣，或多與家人相處。這些因素都有助於增進生產力與工作執行力。
那要怎麼有效實施彈性工作？
怎麼跨出彈性工作的第一步？這題有點難，尤其在臺灣，很多公司的營運模式都較為傳統。但我相信任何辦公室型態的公司都可以實施彈性工作政策。我會先概述公司文化需要轉變的部分，再來會介紹可以幫助轉型彈性工作的實用工具。
首先，為提高生產力而設計的彈性工作策略中，一定要給人員高度自主權。讓人員自主管理，有助於提升互信。任何追蹤員工上線時間、使用鍵盤的機制，或是網路攝影機之類的工作「監控」系統，都是違背互信的行為，有損雙方建立的誠信。
同樣重要的第二件事，是清楚明確的雙向溝通以及共同目標。「我們這一週，這個月，或今年，要達成哪些事？」切記，結果常常比過程重要（雖然這在科技和開發領域有些例外）。一開始就提出對團隊成員的期望，確認大家都清楚了解你要在期限內看到哪些成果。當團隊成員提出調換優先順序、調整交期、或不同的做事方法，請敞開心胸接納這些意見，這會增進信任感的建立，也會讓人感到在組織中有影響力而提升責任感。如果你是一個非常堅持下屬要定期交出進度報告的主管，不想只看不言自喻的成果，那至少別要求每天進度報告，採用每週或雙週email報告，才不會浪費太多寶貴時間。
開會是我心中臺灣公司耗時事務的第一名。有些會議確實可以幫助推動計畫進行，或促進合作，其他則是完全在浪費時間。每次要開一場面對面會議時，先問自己：「這真的需要見面討論嗎？」– 十次裡面大概會有九次答案會是否定的；當有成員需要在封城期間通勤去開這個會，尤其如此。
如果還是得開會，而有些成員在辦公室，有些不在，請確認你有一套像樣、可靠的視訊會議系統，讓每個與會者的參與程度平等。
考慮會議是否能完全線上進行，不論是用視訊會議、即時文字訊息，或只用email；妥善做好主持會議的準備，設定明確的議程與時間表。回到前面所說的，溝通明確在這裡也很關鍵。彈性工作的人，通常會需要提前安排，或需要騰出時間，避免跟其它會議衝突，或特定時間不在崗位上等問題。
「我的公司要處理很多文書工作」也是常見的不實行彈性工作的藉口，而這個藉口在我們的數位時代是最沒道理的。如果公司的SOP還涉及裝訂、蓋章、整理文件、歸檔進文件櫃等，該研究如何把這些流程數位化了。真的必須使用紙本文件的公司，還是可以盡量數位化，善用列印和掃描，跟文件快遞廠商簽約。要記得，疫情過後，辦公室的存在還是可以用來進行實體互動，但不需要用到每天八個小時。
提醒團隊成員、公司員工、自由工作者們 – 採用彈性工作模式時，自動自發很重要，因為沒有人會手把手帶你或鞭策你。如果你自認是在辦公室以外的環境很容易分心的人（不過說真的，辦公室裡讓人分心的因素也很多），可以利用一些時間管理、專案管理工具，讓自己專注執行任務，還有，當然咖啡要喝夠。找到自己的節奏、發展出自己的模式之後，就會開始看到成效。
給在家工作的你的額外秘訣：工作時間不要看電視，一定要留點時間運動，維持健康飲食。你的身體和心靈會感謝你！
有什麼工具可以讓彈性工作策略更成功？
來談談工具吧！以下介紹幾個實用工具，推薦給轉型彈性工作模式的個人與團隊。
辦公室 VPN
一套可靠、安全，連結到辦公室的VPN很重要，尤其如果需要安全存取的文件、內部網路、內部軟體應用程式存放在辦公室伺服器。BDigital 本身用的是OpenVPN，適用在所有Linux伺服器；安裝OpenVPN需要一定的技術知識，但網路上有很多教學資源。對於客戶，我推薦Mac上的Tunnelblick。
EMAIL 與日曆
Email 和日曆這種基本生產力工具，我們使用Google Workspace。Google Workspace 對企業用戶收取固定費用。用企業辦公套組帳號取代免費Gmail帳號，可以擁有專屬網域（像bdigital.asia）的電子郵件地址，而且專業email和日曆可能用得到的功能，應有盡有。（順帶一提，建議事業經營者要有一個自己的網域，還有 @你的域名 的email帳號，以及一個像樣的網站，有助於提升專業度。）
可以幫助遠端工作的日曆功能：
- 以各種不同等級權限，分享日曆與活動。
- 日曆上列出不同時區。
- 針對工作事項、個人事務、特定專案，分別建立不同日曆。
專案管理
個人專案管理，我利用與 Google 日曆同步的Trello看板，加上一個叫做Cronofy的外掛，並用不同顏色的標籤把任務分類。企業組織可能會想要用功能更完整的專案管理/看板軟體，例如Jira。
時間管理
時間管理的部分， Google Calendar 可以用來設定各項事務的執行時間。我使用Google 日曆規劃事務的類型很廣泛，甚至包括運動時間等等的個人事項，提醒自己要守時。
溝通
線上會議的部分，我會根據客戶偏好使用各種不同平台。Microsoft Teams （同時也是功能很完整的協作工具）和 Skype 都提供高品質視訊通話和分享螢幕功能。就連臺灣最愛用的通訊軟體 LINE 都有群組視訊通話和分享螢幕功能，雖然品質相對低落。當然，我們也知道大家常用 Zoom，但因為2020年該軟體衍生的安全疑慮，我們沒有使用。
許多臺灣公司用LINE群組進行文字訊息溝通與協作，我們有時因應客戶偏好，也會用LINE。但LINE群組受限於其文字交談和搜尋功能的形式，所以我比較建議用上面提到的 Teams 或 Slack。這兩個軟體都支援專案分流文字對話功能，也就是所謂的分組討論室。Slack 對開發者特別實用，因為可以分享格式漂亮的程式碼片段，還可以整合 GIT 和 Jira。
時數計算（請款用）
雖然前面才說過不要用時間來衡量表現，但某些狀況下，要根據工作時數報帳，這時就需要時數計算追蹤工具。我推薦Toggl Track，個人/自由業用戶可以用免費版。Toggl Track 可以整合Google 日曆和 Trello，所以跟這些前面介紹的工具可說是完美組合。月底時，Toggl Track可以輸出一個報告，用來跟客戶請款。
預約與會議排程
公司/組織內部安排預約或會議：如果團隊已經是用 Google 日曆，根據不同需求可以設定預約時段或活動邀請。如果要讓與會者不用寄信給你，就可以自行更改會議時間，Google 日曆用戶可以把修改活動內容的權限開放給受邀者。（感謝 Jeff Su 的YouTube 影片分享這個祕訣，影片中還有更多Google 日曆小撇步：https://www.youtube.com/watch?v=4GqqptRI4Do）
至於對外的預約，例如跟客戶約開會，我會推薦用 Calendly。Calendly 有很棒的會議排程介面，而且可以整合 Google 日曆。如果你提供的是付費顧問服務，Calendly也可以整合付費平台。
額外分享–筆記/寫作工具
我用兩種app 來做兩種不同的筆記。如果是快速簡單的記事，我都用 iPhone 上的備忘錄功能，很快速，而且可以跟其他裝置同步，非常適合速記，不然寫在廢紙上容易弄丟。
我常用的第二個app是Notion，用在比較多細節的筆記、提案大綱，甚至是像這篇部落格文章的草稿。Notion 在手機和電腦上都可以用，有很棒的分類功能，排版功能也很不錯，可以用乾淨的格式整理想法。
結論
如果懂得使用適當的工具，彈性工作或在家工作真的不那麼可怕。公司組織或雇主如果擔心人員「沒有真的在工作」，想想這份擔憂是否合乎邏輯。如果工作沒有如實完成，你覺得你或其他人不會察覺嗎？真正打混摸魚的人可以在你的公司待多久？追根究柢，這樣的思緒反映出公司管理的問題，比團隊成員本身的問題要來得多。檢視公司有提供什麼動力讓員工會想為公司全力以赴 – 員工有得到夠好的薪資待遇嗎？或是，需不需要檢討人力資源招募流程，徵得的人員特質？
嘗試新事物畢竟都會有點可怕，但如果可以快速適應，你會跟過去2年以來世界各地的公司和人們得到同樣的收穫：彈性工時、彈性工作地點與縮短工作週，讓人們變得更快樂，進而促進生產力，也會對公司事業有所幫助。
